Hướng dẫn cách lập bảng chấm công tăng ca đơn giản và nhanh chóng

Bảng chấm công tăng ca là một trong những loại tài liệu phổ biến được sử dụng để ghi lại tổng thời gian làm thêm của nhân viên trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng có đầy đủ thông tin về mẫu bảng chấm công này trước khi áp dụng. Vì vậy, chúng ta hãy cùng Ninja tìm hiểu thông tin chi tiết dưới đây để nắm rõ hơn.

Hướng dẫn cách lập bảng chấm công tăng ca đơn giản và nhanh chóng

I. Yêu cầu của bảng chấm công tăng ca

Những doanh nghiệp thường áp dụng hệ thống làm việc theo ca, đặc biệt là trong ngành sản xuất và dịch vụ. Có những đặc điểm sau:

– Một ngày có thể được chia thành 2 – 3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 8 tiếng.

– Nhân viên có thể thay đổi ca làm việc linh hoạt theo tuần, tháng.

– Trong mỗi ca làm việc, có thể có thêm giờ làm việc bổ sung.

– Mỗi ngày chỉ có một ca làm việc chính thức, những thời gian làm việc vượt quá sẽ được tính là làm thêm giờ.

Vì vậy, trong bảng chấm công, mỗi người phải ghi nhận các thông tin sau:

– Ngày làm việc trong tháng.

-Ca làm việc và thời gian làm việc trong mỗi ca.

– Thời gian làm thêm trong ca làm việc.

– Tổng số giờ làm việc chính thức.

– Tổng số giờ làm thêm (tăng ca).

Ngoài các yếu tố về giờ làm việc, còn phải xác định các yếu tố khác như nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ theo chế độ…

>>> Xem thêm: Hướng dẫn làm bảng chấm công chuyên nghiệp và chi tiết nhất

II. Mẫu bảng chấm công tăng ca mới nhất cập nhật 2023

Bảng chấm công làm thêm giờ là một tài liệu quan trọng trong kế toán để ghi nhận số giờ làm thêm thực tế của nhân viên. Điều này cần thiết vì mức lương làm thêm giờ thường khác biệt so với mức lương làm việc trong giờ hành chính. Bằng cách tách riêng bảng chấm công làm thêm giờ, ta có thể giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là mẫu bảng chấm công tăng ca excel mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu bảng chấm công tăng ca mới nhất cập nhật 2023

III. Hướng dẫn cách lập bảng chấm công tăng ca đơn giản và nhanh chóng

Để tiện cho việc theo dõi thì các bạn có thể xây dựng bảng chấm theo mẫu như trong hình ảnh dưới đây:

Mẫu bảng chấm công 2023

Trong đó, để theo dõi công của từng nhân viên, có 4 tiêu chí mà bạn cần quan tâm:

– 3 dòng đầu tương ứng với 3 ca làm việc trong một ngày, để ghi nhận số giờ làm việc cho mỗi ca. Nếu công ty của bạn có số ca làm việc khác nhau, bạn có thể linh hoạt thay đổi các dòng này.

– Dòng cuối cùng dùng để ghi nhận thời gian làm thêm, có thể ký hiệu là TC hoặc OT.

Khi quan sát bảng tính Excel ở phía trên. Bạn sẽ thấy rằng chúng ta đã chia thành 31 cột tương ứng với 31 ngày trong một tháng và đã đánh số thứ tự cho từng cột một cách rõ ràng. Để xác định ngày đó là thứ mấy, bạn có thể thực hiện các bước sau:

– Chọn ô mà bạn muốn xác định ngày

– Sử dụng hàm DATE dựa trên năm hiện tại. Tháng được lưu trong ô B2 và ngày được lưu trong ô D3 theo mẫu bảng tính mà bạn đã tạo. Bạn có thể xem hình ảnh dưới đây để hiểu rõ hơn về cách thao tác.

Sử dụng hàm DATE dựa trên năm hiện tại

Tiếp theo, bấm vào ô muốn định dạng ngày về dạng thứ trong tiếng Anh thì các bạn bấm vào ô muốn định dạng > Mở hộp thoại Format Cells bằng cách bấm tổ hợp phím tắt trong Excel là Ctrl + 1 > Chọn “Custom” > Nhập vào mục “Type” là là “ddd”.

Bấm vào ô muốn định dạng ngày về dạng thứ trong tiếng Anh

Hy vọng rằng những thông tin trên của Ninja sẽ hữu ích với bạn trong việc thiết lập mẫu bảng chấm công chuẩn nhất. Để hỗ trợ chấm công, quản lý nhân sự một cách hiệu quả, nhiều đơn vị đã sử dụng các phần mềm công nghệ nhằm tối ưu quy trình và bảo mật thông tin chính xác nhất.